Pour la plupart des entrepreneurs, la collecte de factures impayées n’est pas une chose facile à faire. Il est parfois difficile de demander à une personne de payer ses factures en retard. On peut avoir l’impression d’imposer quelque chose au client.
Malheureusement, la collecte de factures impayées est quelque chose qui fait partie des soucis de toute entreprise proposant des crédits. Cependant, il ne faut pas que cela prenne une partie importante des activités quotidiennes. Les mauvaises créances doivent être des événements rares.
En suivant ces 11 conseils très importants, j’espère que votre entreprise sera en mesure d’obtenir les paiements à temps – ou même en avance. Si vous ne me connaissez pas vraiment, cela peut paraître un peu bizarre d’entendre ces conseils de la part d’une personne travaillant dans le domaine du recouvrement de dettes, mais de bonnes pratiques de recouvrement contribuent toujours à une meilleure économie. Mon principal rôle est d’éduquer et de renforcer les connaissances des chefs d’entreprise.
Conseil No. 1 :
Expliquez vos conditions de paiement dès le début
Dès le début, ayez un contrat avec des conditions claires et bien définies, des dates d’échéances pour les paiements, des frais en souffrance, etc. Ceci permettra à vos clients de comprendre tout de suite leurs responsabilités. Des conditions de facturation transparentes vous permettent d’obtenir des compensations pour le travail que vous faites. Faites en sorte que le client accepte les pénalités pour retard de paiement, autrement vous ne serez pas en mesure de les appliquer. Si vous travaillez dans le domaine de la construction, il est très important que votre contrat soit bien détaillé et clair.
Conseil No. 2 :
Exigez un acompte
Dans certains cas, les clients peuvent refuser de payer d’avance la totalité du montant de vos produits ou services, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas leur demander un acompte avant de commencer le travail. Après tout, pour quelle raison devriez-vous assumer tous les risques ? S’il s’agit d’un grand projet, séparez-le en plusieurs étapes avec des versements obligatoires après que phase du projet. En étant ferme avec les acomptes, vous mettez en place de bonnes pratiques pour éviter toutes situations associées à des dettes impayées.
Conseil No. 3 :
Envoyez les factures au plus tôt
Envoyez vos factures dès que le travail est terminé, le produit est achevé ou un délai de paiement est atteint. Celle-ci les frais et les montants à verser, pouvant entraîner un paiement rapide de la part du client.
Conseil No. 4 :
Mettez en place une entente de versement
Avec de nombreux projets en cours, la mise en place d’une entente de versement permet au client de savoir ce qu’il doit payer chaque mois, avec une facturation récurrente, afin que les paiements soient envoyés à temps ou en avance.
Conseil No. 5:
Offrez un petit rabais pour les paiements rapides
Qui n’aime pas un petit rabais ? Le fait d’offrir à vos clients une petite réduction du montant total de la facture parce qu’ils ont payé avant la date d’échéance peut les inciter à payer en avance vos futures factures. C’est une bonne chose pour votre flux de trésorerie et pour maintenir une haute priorité en termes de versements.
Conseil No. 6 :
Utilisez un serveur cloud pour la facturation
L’automatisation de votre processus de facturation peut vous aider à économiser du temps et de l’argent; pour vous et vos clients. Assurez-vous de mettre en place une plateforme de facturation automatisée basé sur le cloud, en incluant des rappels de paiement, une facturation récurrente automatisée et un lien vers des systèmes de paiement en ligne. De cette façon, vous pouvez créer, modifier et envoyer des factures n’importe où et par le biais d’une appli mobile. Presque tous les services basés sur le cloud permettent aux clients d’effectuer des paiements en ligne, ce qui leur facilite la tâche et vous permet d’obtenir votre argent plus vite.
Conseil No. 7 :
Faites un suivi avec des rappels de paiement réguliers
Envoyez un rappel cordial – « Le paiement est presque dû » – quelques jours avant la date d’échéance pour aider les clients à se rappeler qu’il est presque temps d’envoyer le paiement. Si vos conditions de paiement n’ont pas eu les effets escomptés, faites un suivi en les contactant par téléphone. Il est vrai qu’à ce stade ce n’est pas très agréable à faire, mais c’est quelque chose de moins facile à ignorer qu’un simple courriel. N’oubliez pas que vous avez respecté vos engagements et que c’est maintenant au client de respecter les siens.
Conseil No. 8 :
Soyez flexible avec vos types de paiement
Même si certains de vos clients veulent payer par chèque, carte de crédit ou par le biais d’un système de paiement en ligne, d’autres préfèrent un dépôt direct TEF. En élargissant vos options de paiement, vos clients ont moins de raisons de retarder leurs paiements. Nous vivons dans un monde offrant de nombreuses options de paiement, des Transferts électroniques Interac – qui contrairement aux cartes de crédit ne peuvent être imputés une fois reçus – à Appel Pay, et même la crypto-monnaie comme Bitcoin. Soyez au courant des risques et des avantages de chaque option de paiement, mais ne restez pas dans le passé en dépendant principalement de paiements faits par chèques. Ils demandent du temps à traiter, peuvent être sans provision et peuvent se perdre avec le courrier traditionnel.
Conseil No. 9 :
Créez une excellente relation avec le client
Construisez de fortes relations professionnelles avec vos clients pour leur faire savoir qu’ils comptent. En résolvant un problème, en leur proposant un service gratuit supplémentaire ou un rabais, vous leur montrer qu’ils ne sont pas qu’un autre client parmi d’autres. Une relation professionnelle saine avec chaque client peut vous permettre d’éviter, de résoudre et de faciliter tout problème de paiement. Les clients paient d’abord les fournisseurs qu’ils apprécient le plus.
Conseil No. 10 :
Renégociez les conditions de paiement
Je sais que dans mon premier conseil j’ai dit de mettre en place dès le début des conditions de paiement, cependant, pour ne pas perdre un bon client, vous devez être un peu flexible avec vos conditions. De temps à autre, certaines choses inattendues se produisent dans la vie. De bonnes entreprises peuvent faire face à d’importants problèmes. Pendant une période temporaire, pensez à être un peu flexible avec vos conditions de paiement. Écoutez votre intuition et expliquez au client qu’il s’agit de quelque chose de temporaire et non d’une chose régulière.
Votre objectif est de comprendre le problème et d’accroître de façon proactive vos chances de recevoir votre paiement. Évaluez l’importance du client, leur capacité de remonter face une situation difficile, leur fiabilité, le montant qu’il vous doit et ce qu’il est prêt à verser.
Conseil No. 11 :
Ne relâchez pas les produits prématurément
Malheureusement, cette tactique est parfois nécessaire, surtout si votre client n’a pas payer les précédentes factures à temps. Vous pouvez présenter à votre client une photo ou une autre forme de preuve indiquant que le produit est terminé ou prêt à être envoyé. En faisant cela, vous montrez que vous avez respecté vos engagements et que c’est maintenant à lui de respecter les siens en vous payant. Ceci est particulièrement important quand il s’agit de produits personnalisés, périssables ou qui se déprécient rapidement après la livraison. Si vous pensez qu’il y a un risque d’insuffisance de provision, insistez sur des fonds de garantie comme un transfert électronique, un chèque certifié ou une traite de banque.
Voici donc les 11 moyens d’obtenir les paiements de vos factures à temps – ou en avance. Même si toutes ces approches ne sont pas spécifiquement adaptées à tous les modèles d’entreprise, je vous recommande quand même d’essayer plusieurs tactiques pour voir laquelle fonctionne le mieux avec votre secteur d’activité, tout en adaptant vos méthodes avec vos nouvelles connaissances. Il est important de toujours rester vigilant, d’évoluer constamment et de ne jamais ignorer votre intuition.
Quand les choses tournent au vinaigre, n’hésitez pas et envoyez tout compte impayé à une agence de recouvrement au bon moment; au plus tard 90 jours après la date d’échéance. Après ce délai, la balance bascule en votre défaveur et la probabilité d’être payé diminue de plus en plus.
N’oubliez pas que dans la plupart des provinces canadiennes, le délai de prescription dans la collecte de dettes est de seulement deux ans ! Les agents de recouvrement sont des négociateurs expérimentés, formés pour travailler avec des clients et recouvrir immédiatement des comptes en souffrance, ou mettre en place un plan de paiement agressif qui fonctionne pour toutes les parties concernées. Nous trouvons que cette approche permet de recouvrir la dette tout en préservant une bonne relation professionnelle entre vous et votre client; car la partie la plus désagréable à faire est donnée à un tiers impartial.
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Président et directeur général de MetCrédit, l’agence de recouvrement la plus performante au Canada dans le domaine de la consommation et du commerce
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